Gedragscode

Wij huldigen het principe, dat alle handelingen, maatregelen, overeenkomsten en andere procedures van LAPP geheel conform de geldende wetten worden uitgevoerd. We onderschrijven het principe van uitsluitend wetmatig handelen, ongeacht of hieruit voordeel voor LAPP ontstaat of niet. Iedere medewerker is persoonlijk verantwoordelijk voor de naleving van de wetten in zijn/haar werkgebied.

Het is verboden om derden aan te zetten tot illegale handelingen of bewust mee te werken aan dergelijke handelingen. Onwettig handelen is niet in het belang van de onderneming en kan leiden tot strafrechtelijke vervolging, schadeplichtigheid en orderverlies.

LAPP erkent zijn sociale en maatschappelijke verantwoordelijkheid als wereldwijd handelende ondernemingsgroep. Op basis van een op waarden gerichte bedrijfsvoering gelden, met inachtneming van de internationaal erkende mensenrechten, de grondbeginselen van de International Labour Organisation (ILO) en de in de verschillende landen en locaties geldende wetten; daarnaast gelden, indachtig de verschillende culturen, de volgende beginselen:

a. Gedrag onder elkaar

Onze cultuur van leidinggeven wordt gekenmerkt door waardering en vertrouwen. We respecteren en beschermen de persoonlijke waardigheid van ieder individu. Discriminatie en intimidatie worden op geen enkele locatie van LAPP getolereerd. In het bijzonder wordt geen discriminatie op grond van etnisch-culturele geaardheid, een handicap, geslacht, religieuze overtuiging, leeftijd of seksuele geaardheid getolereerd. Elke werknemer heeft recht op een eerlijke behandeling, hoffelijkheid en respect. We erkennen ook het recht van alle werknemers om op basis van democratische rechtsbeginselen vakbonden en werknemersvertegenwoordigers op te richten.

b. Kinderarbeid en dwangarbeid

Kinderarbeid en dwangarbeid worden niet getolereerd en zonder uitzondering afgewezen, ook bij onze zakelijke partners. Indien op directe of indirecte wijze, bijvoorbeeld bij een leverancier, dwangarbeid of kinderarbeid wordt geconstateerd, moet dit onmiddellijk worden gemeld zodat hieruit consequenties kunnen worden getrokken.

c. Kwalificatie en vergoeding

Bij LAPP worden de werknemers principieel op basis van hun functiespecifieke kwalificaties, hun vaardigheden en hun persoonlijkheid geselecteerd, aangesteld en gepromoveerd. Wij bevorderen een doelgerichte continue en behoeftegerichte kwalificatie van de werknemers, om zo een hoog prestatieniveau en kwalitatief hoogwaardig werk mogelijk te maken. Wij erkennen het recht op een passende bezoldiging van iedere werknemer. De bezoldiging en de overige vergoedingen komen minimaal overeen met de geldende nationale en lokale wettelijke normen resp. het niveau in de nationale economische sectoren/branches en regio's.

Principieel moeten zakelijke en particuliere belangen strikt worden gescheiden. Belangenverstrengeling kan ontstaan wanneer medewerkers tot handelingen overgaan, of persoonlijke belangen hebben, die in botsing kunnen komen met hun werk voor LAPP. In zulke gevallen kunnen alleen een open communicatie en volledige transparantie erger voorkomen. Bij onzekerheid over de vraag of een situatie belangenverstrengeling veroorzaakt, dient de situatie met de betreffende leidinggevende te worden besproken.

a. Nevenactiviteiten

Nevenactiviteiten zijn uitsluitend toegestaan met voorafgaande schriftelijke toestemming van de onderneming. De toestemming wordt verleend wanneer geen belemmering van de uitvoering van de overeengekomen arbeidsprestatie valt te verwachten. Werknemers mogen uitsluitend werkzaam zijn bij, of samenwerken met, concurrerende bedrijven, leveranciers of klanten met de voorafgaande schriftelijke toestemming van de verantwoordelijke dochteronderneming in de betreffende regio. Bij dergelijke zaken zal van geval tot geval worden beslist.

b. Zakelijke relaties

Transacties met bedrijven waarbij een werknemer, zijn (echtgenoot)partner of naaste familieleden betrokken zijn, of werkzaam zijn in een leidinggevende functie, de werknemer invloed heeft op de zakelijke relatie en er sprake kan zijn van belangenverstrengeling, mogen alleen worden uitgevoerd met voorafgaande schriftelijke toestemming van de verantwoordelijke dochteronderneming in de betreffende regio.

c. Opdrachtverlening aan zakenpartners voor privédoeleinden

Werknemers mogen uitsluitend voor privédoeleinden een beroep doen op een zakenpartner van LAPP met voorafgaande schriftelijke toestemming van de verantwoordelijke dochteronderneming in de betreffende regio, voor zover zij rechtstreeks betrokken zijn bij de gunning of verwerking van bestellingen en er dus een mogelijkheid van belangenverstrengeling bestaat. Goederen of diensten die publiekelijk worden aangeboden zijn hiervan uitgesloten.

Informatie en de verwerking ervan zijn een doorslaggevend bestanddeel en voorwaarde voor het succes van elke zakelijke activiteit. Bij de omgang met informatie moet vooral worden gelet op nauwkeurigheid en juistheid, de betreffende mate van vertrouwelijkheid en de gegevensbescherming.

a. Rapportage

Al onze registraties, verslagen en openbaarmakingen moeten correct en waarheidsgetrouw zijn. De beginselen van een ordentelijke boekhouding en balansopname moeten worden nageleefd. Het maken van opnames, bestanden en dergelijke waarvoor vertrouwelijke informatie van de onderneming wordt gebruikt, is alleen toegestaan indien dit rechtstreeks in het belang van LAPP gebeurt en alle normen voor gegevensbescherming worden nageleefd.

b. Geheimhouding

Vertrouwelijke informatie van de onderneming moet geheim worden gehouden.

c. Gegevensbescherming en informatiebeveiliging

Gegevensbescherming kan niet worden gedelegeerd en is uiteindelijk de verantwoordelijkheid van het betreffende management. Daarbij richten we ons in het bijzonder op het naleven van de beginselen van wettigheid, doelmatigheid, terughoudendheid in de gegevensverzameling, transparantie en verwerking van gegevens te goeder trouw, juistheid en beperking van de hoeveelheid opgeslagen gegevens, evenals het waarborgen van de integriteit en vertrouwelijkheid van gegevens. Hierover, evenals over de naleving van de rechten van betrokkenen en alle andere bepalingen van de betreffende wetgeving inzake gegevensbescherming, leggen wij conform de voorschriften verantwoording af.

Bij de invulling en de afhandeling van alle (IT-ondersteunde) bedrijfsprocessen moeten zowel de bescherming van persoonlijke rechten en privacy als informatiebeveiliging worden gewaarborgd op basis van en in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke voorschriften met betrekking tot gegevensbescherming en IT- en gegevensbeveiliging. Voor zover persoonsgegevens (van klanten, leveranciers, werknemers of andere betrokkenen) worden verzameld, verwerkt of doorgegeven in verband met bedrijfsprocessen, voldoet LAPP aan de Europese regelgeving inzake gegevensbescherming binnen de EU (Europese Unie) en de EER (Europese Economische Ruimte).

Met betrekking tot zakenpartners (klanten, leveranciers, dienstverleners, enz.) en vertegenwoordigers van overheidsinstanties moet beslist een duidelijke grens worden getrokken tussen het gebruikelijke kader van een zakelijke relatie en particuliere belangen. Zakelijke relaties met onze zakenpartners worden bepaald door ethisch gedrag. LAPP houdt zich aan de regels van eerlijke concurrentie en ondersteunt alle inspanningen om nationaal en internationaal een vrije markt en open concurrentie vorm te geven. LAPP ziet daarom af van elke opdracht die alleen kan worden verkregen door de relevante wetten te overtreden.

a. Afspraken, kartels en non-concurrentiebedingen

Iedere medewerker is verplicht de regels van eerlijke concurrentie in het kader van de wettelijke voorschriften in acht te nemen. Met name territoriale of klantentoewijzingen, overeenkomsten of uitwisseling van informatie over prijzen/prijscomponenten, leveringsrelaties en hun voorwaarden, alsmede capaciteiten of leveringsgedrag zijn verboden tussen concurrenten; hetzelfde geldt voor de uitwisseling van informatie over marktstrategieën en participatiestrategieën. Niet alleen schriftelijke contracten in dit verband, maar ook mondelinge afspraken of stilzwijgend, opzettelijk parallel gedrag zijn principieel niet toegestaan.

b. Keuze van zakenpartners

Afspraken met klanten, leveranciers en dienstverleners mogen uitsluitend in het belang van de onderneming worden gemaakt. De interne controlevoorschriften (bijv. "4-ogenprincipe") moeten door alle werknemers worden nageleefd. Leveranciers moeten uitsluitend op concurrerende basis worden geselecteerd na vergelijking van de prijs, kwaliteit, prestaties en geschiktheid van de aangeboden producten of diensten. Daarnaast verwachten we ook van onze zakenpartners dat ze voldoen aan de principes van dit beleid.

c. Corruptie, cadeaus en andere bijdragen

LAPP tolereert geen enkele vorm van corruptie, omkoping of andere onwettige verlening van gunsten. Pogingen van leveranciers of klanten om medewerkers van LAPP in hun beslissing oneerlijk te beïnvloeden, moeten aan de bevoegde leiding worden gemeld. Bij het aanvaarden en toekennen van geschenken en uitnodigingen van en aan zakelijke partner(s) dient uiterst restrictief te worden gehandeld. Het financiële karakter van de gunst moet zodanig afgemeten zijn, dat de aanvaarding ervan door de ontvanger niet hoeft te worden verborgen en deze hem niet in een verplichtende positie van afhankelijkheid brengt. In geval van twijfel moet de toestemming van de betreffende leidinggevende worden verkregen.

Uitnodigingen van zakenpartners voor evenementen met een algemene sociaal karakter (bijv. sportevenementen, culturele evenementen) zijn toegestaan als ze gebruikelijk zijn in het bedrijfsleven, geen onredelijk hoge waarde vertegenwoordigen en ook overeenkomen met de andere persoonlijke levensstandaard van de deelnemers. Als er twijfels zijn over de geschiktheid van cadeaus, giften of uitnodigingen, moet vooraf overleg worden gepleegd met de supervisor of de afdeling Compliance.

d. Donaties en sponsoring

Vennootschappen van LAPP verlenen geldelijke en in-kind donaties aan onderwijs, wetenschap, cultuur en sociale doelen. Bij het doen van donaties zorgt LAPP ervoor dat de donatie transparant is, d.w.z. dat het gebruik en de ontvanger duidelijk traceerbaar zijn. Het verlenen van donaties aan particulieren en betalingen aan privérekeningen is verboden.

Met sponsormaatregelen streeft LAPP het doel na maatschappelijke verantwoordelijkheid te nemen en het imago van het bedrijf en de naamsbekendheid te bevorderen. Bij sponsoring gaat het dus om ruiltransacties. Hierbij moet er altijd op worden gelet dat prestatie en tegenprestatie in een passende verhouding tot elkaar staan.

Donaties evenals sponsoringactiviteiten moeten door de lokale directie worden goedgekeurd.

e. Gedrag in het openbaar

Iedere medewerker van LAPP is vertegenwoordiger van onze onderneming. Elk gedrag valt direct of indirect terug te voeren op LAPP. Daarom moet elk gedrag dat een negatieve invloed kan hebben op ons imago bij klanten, andere werknemers en het grote publiek worden vermeden.

Dit geldt in het bijzonder ook voor de communicatie in sociale netwerken en op het internet.

Alle medewerkers moeten bij de uitvoering van hun taken rekening houden met de reputatie van LAPP.

"Succes door kwaliteit" is een van de leidraden van het bedrijfsbeleid. Naast het voldoen aan wettelijke vereisten, streven we er actief naar om onze bijdrage aan milieubescherming voortdurend te vergroten en het risico voor onze werknemers te elimineren.

a. Kwaliteit

Om aan de hoge kwaliteits- en veiligheidseisen van onze klanten te voldoen, voeren we altijd consequent, grondig en duurzaam noodzakelijke verbeteringen door. Als er, ondanks alle inspanningen, klachten ontstaan, handelen we om ze te elimineren in overeenstemming met wettelijke bepalingen en contractuele verplichtingen met de prioriteit om schade aan leven en ledematen te voorkomen.

b. Arbeids- en gezondheidsbescherming

Het is de taak van alle medewerkers om gevaren voor mens en milieu te vermijden en zuinig om te gaan met hulpbronnen. Processen, bedrijfsruimten en middelen moeten voldoen aan de toepasselijke wettelijke en interne vereisten voor arbeidsveiligheid, evenals de bepalingen inzake gezondheid, brand en milieubescherming. Gezondheid, veiligheid op het werk en een humane inrichting van de arbeidsomstandigheden zijn belangrijke onderdelen van het beleid van het bedrijf.

Het gebruik van gevaarlijke stoffen in onze producten en productie-installaties moet worden vermeden.

c. Milieubescherming en duurzaamheid

Wij houden ons aan de geldende milieuregelgeving en proberen de impact op het milieu zo klein mogelijk te houden. Daarnaast streven we naar een duurzame, milieuvriendelijke bedrijfsvoering en verantwoord gebruik van alle natuurlijke hulpbronnen.

Verder vermijden we het gebruik van grondstoffen uit conflictgebieden (Conflict Minerals). We streven ernaar de aantasting van het milieu tot het technisch en organisatorisch onvermijdelijke te beperken. Ook hechten wij er veel waarde aan dat onze leveranciers, onderaannemers en derden zich in het kader van hun werkzaamheden voor ons eveneens aan de milieuwetgeving houden.

Deze gedragsregels zijn een centraal bestanddeel in de naleving van de LAPP-waarden. De groepsbrede en uniforme naleving van deze waarden is onontbeerlijk – elke medewerker is hiervoor verantwoordelijk.

a. Compliance als managementtaak

Alle LAPP-managers moeten ervoor zorgen dat deze gedragscode in hun verantwoordelijkheidsgebied wordt nageleefd en zijn verantwoordelijk voor het voorkomen van schendingen van wettelijke voorschriften of van deze gedragscode plaatsvinden in hun verantwoordelijkheidsgebieden, die door passend toezicht hadden kunnen worden voorkomen of bemoeilijkt. De manager is verplicht werknemers te informeren over de Gedragscode en de inhoud ervan en hen ontvankelijk te maken voor de betekenis ervan. Hij moet ook duidelijk maken dat overtredingen van de wet worden afgekeurd en disciplinaire gevolgen hebben, ongeacht de hiërarchische positie van de werknemers in het bedrijf.

De leidinggevende geeft daarbij te allen tijde het goede voorbeeld en handelt steeds in overeenstemming met de principes van acceptatie, waardering en vertrouwen.

b. Melding van onregelmatigheden

Iedere werknemer heeft het recht om zijn leidinggevende op de hoogte te stellen van omstandigheden die wijzen op een overtreding van de voorschriften in deze Gedragscode; Indien nodig kan dit ook anoniem gebeuren. Deze meldingen worden onderzocht en indien nodig worden corrigerende maatregelen genomen.

c. Bewaking

Elke LAPP-vennootschap is verantwoordelijk voor de naleving van de voorschriften in deze gedragscode en andere interne regels binnen zijn verantwoordelijkheidsgebied. Internal Auditing heeft een onbeperkt recht op informatie en auditing, voor zover dit niet in strijd is met wettelijke voorschriften. Bij haar controles let de Auditing op de naleving van de Gedragscode en neemt de regelingen daarvan op in haar controlecriteria.