Kodeks Postępowania

Przestrzegamy zasady zgodności z prawem we wszystkich aktach, środkach, umowach i innych transakcjach LAPP. Popieramy zasadę działania wyłącznie w granicach prawa, niezależnie od tego, czy LAPP czerpie z tego jakiekolwiek korzyści. Wszyscy nasi pracownicy są osobiście odpowiedzialni za przestrzeganie prawa w swojej dziedzinie pracy.

Zabrania się nakłaniania stron trzecich do działań niezgodnych z prawem lub świadomego przyczyniania się do takich działań. Działanie niezgodne z prawem nie leży w interesie firmy i może skutkować wszczęciem postępowania karnego, odszkodowaniami lub utratą zamówień.

LAPP uznaje swoją odpowiedzialność społeczną jako globalnie działającą grupę biznesową. W oparciu o zorientowane na wartości zarządzanie przedsiębiorstwem i uwzględniając międzynarodowo uznane prawa człowieka, podstawowe zasady Międzynarodowej Organizacji Pracy (MOP) oraz obowiązujące przepisy w różnych krajach i lokalizacjach, a także uznając różne kultury, obowiązują następujące zasady:

a. Zachowanie wobec siebie nawzajem

Naszą kulturę zarządzania charakteryzuje uznanie i zaufanie. Szanujemy i chronimy osobistą godność każdego człowieka. Dyskryminacja, nękanie lub poniżanie nie będą tolerowane w żadnej lokalizacji LAPP. W szczególności nie będzie tolerowana dyskryminacja ze względu na cechy etniczne lub kulturowe, niepełnosprawność, płeć, przekonania religijne, wiek lub orientację seksualną. Wszyscy nasi pracownicy mają prawo być traktowani sprawiedliwie, uprzejmie i z szacunkiem. Uznajemy również prawo każdego pracownika do tworzenia związków zawodowych i organów reprezentujących pracowników na demokratycznych zasadach w ramach prawnych.

b. Praca dzieci i praca przymusowa

Praca dzieci i praca przymusowa nie będą tolerowane i bezwzględnie zwalczane, nawet w przypadku naszych partnerów biznesowych. W przypadku wykrycia pracy dzieci lub pracy przymusowej w bezpośrednim lub pośrednim związku z firmą – na przykład u dostawcy – należy to niezwłocznie zgłosić, aby można było określić konsekwencje.

c. Kwalifikacje i wynagrodzenie

W LAPP pracownicy są zawsze wybierani, zatrudniani i awansowani na podstawie specyficznych dla ich funkcji kwalifikacji, umiejętności i osobowości. Firma wspiera celowe, ciągłe i zorientowane na potrzeby szkolenia swoich pracowników, aby ułatwić wysoki poziom wydajności i wysokiej jakości pracę. Prawo do rozsądnego wynagrodzenia jest uznawane dla wszystkich pracowników. Płace i inne świadczenia są przynajmniej zgodne z odpowiednimi krajowymi i lokalnymi przepisami prawnymi lub poziomem krajowych sektorów przemysłowych i regionów.

Interesy biznesowe i prywatne powinny być zawsze ściśle rozdzielane. Konflikt interesów może wystąpić, jeśli pracownicy podejmują działania lub mają osobiste interesy, które mogą kolidować z ich pracą dla LAPP. W takim przypadku szkodom można zapobiec jedynie poprzez otwartą komunikację i pełną przejrzystość. Jeśli istnieje jakakolwiek niepewność co do tego, czy dana sytuacja może spowodować konflikt interesów, należy ją omówić z przełożonym pracownika.

a. Działalność dodatkowa

Działalność dodatkowa jest dozwolona wyłącznie za uprzednią pisemną zgodą firmy. Zgoda zostanie udzielona, jeśli nie istnieje ryzyko negatywnego wpływu na wykonanie pracy. Pracownicy będą mogli inwestować lub prowadzić działalność dodatkową dla konkurencyjnych firm, dostawców lub klientów tylko wtedy, gdy uzyskają uprzednią pisemną zgodę od odpowiedniej lokalnej spółki zależnej. Decyzje będą podejmowane indywidualnie dla każdego przypadku.

b. Stosunki biznesowe

Transakcje z firmami, w których pracownik, jego małżonek lub partner lub członek bliskiej rodziny posiada udział lub zajmuje wyższe stanowisko, a pracownik jest w stanie wpływać na stosunki biznesowe i może wystąpić konflikt interesów, mogą być zawierane tylko za wcześniejszą pisemną zgodą odpowiedniej lokalnej spółki zależnej.

c. Angażowanie partnerów biznesowych do celów prywatnych

Pracownicy mogą zatrudniać partnera biznesowego firmy LAPP do celów prywatnych wyłącznie za wcześniejszą pisemną zgodą danej lokalnej spółki zależnej, jeśli ich praca wiąże się z bezpośrednim zaangażowaniem w przyznawanie lub rozliczanie zamówień i w konsekwencji istnieje możliwość wystąpienia konfliktu interesów. Przepis ten nie ma zastosowania do towarów i usług, które są powszechnie dostępne.

Informacje i przetwarzanie informacji są kluczowymi elementami, decydującymi o sukcesie każdej działalności gospodarczej. Podczas pracy z informacjami należy zwracać szczególną uwagę na dokładność i precyzyjność, odpowiedni stopień poufności i ochronę danych.

a. Sprawozdawczość

Wszystkie nasze zapisy, raporty i oświadczenia muszą być dokładne i prawdziwe. Należy przestrzegać ogólnie przyjętych zasad rachunkowości. Tworzenie zapisów, plików itp., do których wykorzystywane są poufne informacje należące do firmy, jest dozwolone tylko wtedy, gdy służy to bezpośrednio interesom firmy LAPP i gdy przestrzegane są wszystkie normy ochrony danych.

b. Poufność

Informacje poufne należące do firmy muszą pozostać w tajemnicy.

c. Ochrona danych i bezpieczeństwo informacji

Ochrona danych nie podlega delegowaniu i ostatecznie leży w gestii odpowiedniego zespołu zarządzającego. Koncentrujemy się tu w szczególności na przestrzeganiu zasad zgodności z prawem, ograniczeniu celu, unikaniu i minimalizowaniu danych oraz przejrzystości. Naszym celem jest dokładne przetwarzanie danych w dobrej wierze i ograniczenie ich przechowywania przy jednoczesnym zapewnieniu integralności i poufności danych. Ponosimy za to odpowiednią odpowiedzialność, za egzekwowanie praw osób, których dane dotyczą, oraz za wszystkie inne postanowienia odpowiednich przepisów o ochronie danych.

Podczas opracowywania i przetwarzania wszystkich procesów biznesowych (obsługiwanych przez IT) należy chronić prawo do prywatności i życia prywatnego oraz zagwarantować bezpieczeństwo informacji, na podstawie i zgodnie z obowiązującymi wymogami ustawowymi dotyczącymi ochrony danych oraz bezpieczeństwa IT i danych. Jeśli w związku z procesami biznesowymi dane osobowe (dotyczące klientów, dostawców, pracowników lub innych osób, których to dotyczy) są gromadzone, przetwarzane i/lub przekazywane, LAPP będzie przestrzegać europejskich przepisów o ochronie danych w UE (Unii Europejskiej) i EOG (Europejskim Obszarze Gospodarczym).

W kontaktach z partnerami biznesowymi (klientami, dostawcami, usługodawcami itp.) i urzędnikami państwowymi należy wyznaczyć jasną granicę między zwykłym zakresem stosunków biznesowych a interesami prywatnymi. Stosunki biznesowe z naszymi partnerami biznesowymi są zdefiniowane przez postępowanie etyczne. LAPP przestrzega zasad uczciwej konkurencji i wspiera wszelkie wysiłki na rzecz wprowadzenia wolnego rynku i otwartej konkurencji, zarówno na poziomie krajowym, jak i międzynarodowym. Dlatego LAPP nie będzie realizował żadnej umowy, którą można nabyć tylko naruszając odpowiednie przepisy.

a. Porozumienia, kartele i rezygnacja z konkurencji

Wszyscy pracownicy mają obowiązek przestrzegania zasad uczciwej konkurencji zdefiniowanych przez obowiązujące prawo. W szczególności nie zezwala się na wyznaczanie obszarów sprzedaży lub dzielenie klientów z konkurencją, ani na zawieranie jakichkolwiek umów lub wymianę informacji z konkurencją na temat cen/składników cenowych, stosunków dostaw i warunków ich regulujących, zdolności produkcyjnych lub sposobów składania ofert. To samo dotyczy wymiany informacji dotyczących strategii rynkowych i inwestycyjnych. Zakaz ten dotyczy nie tylko pisemnych umów, ale także ustnych umów lub cichych porozumień (świadome zachowanie równoległe).

b. Wybór partnerów biznesowych

Umowy z klientami, dostawcami i usługodawcami muszą być zawierane wyłącznie w interesie firmy. Wszyscy pracownicy muszą przestrzegać wewnętrznych przepisów kontroli firmy (np. podwójna kontrola). Dostawców należy wybierać wyłącznie na podstawie ich konkurencyjności, w oparciu o porównanie ceny, jakości, wydajności i przydatności oferowanych produktów lub usług. Ponadto oczekujemy, że nasi partnerzy biznesowi będą przestrzegać zasad niniejszej polityki.

c. Przekupstwo, korupcja i inne nieprawidłowości

LAPP nie toleruje żadnej formy korupcji, przekupstwa ani innego nielegalnego przyznawania korzyści. Wszelkie próby wywierania przez dostawców lub klientów nieuczciwego wpływu na decyzje pracowników LAPP muszą być zgłaszane odpowiedzialnym menedżerom. Należy stosować bardzo restrykcyjne podejście w odniesieniu do przyjmowania lub oferowania prezentów lub zaproszeń od/do partnerów biznesowych. Finansowy zakres tych prezentów lub korzyści należy oceniać na podstawie tego, że odbiorca nie powinien ukrywać ich przyjęcia i nie powinien czuć się zobowiązany. W razie wątpliwości należy uzyskać aprobatę od odpowiedniego przełożonego.

Zaproszenia od partnerów biznesowych na imprezy o ogólnym charakterze społecznym (np. imprezy sportowe lub kulturalne) są dopuszczalne, jeśli są zgodne z normalną praktyką biznesową, nie mają nadmiernej wartości i są proporcjonalne do normalnego standardu życia osób zaangażowanych. W razie wątpliwości co do adekwatności prezentów, darowizn lub zaproszeń należy wcześniej skonsultować się z przełożonym pracownika lub odpowiednim działem.

d. Darowizny i sponsorowanie

Firmy LAPP dokonują darowizn pieniężnych i niepieniężnych w dziedzinie edukacji, nauki, kultury i spraw społecznych. Podczas składania darowizn LAPP dba o to, aby darowizna była przejrzysta, tzn. jej wykorzystanie i odbiorców można było wyraźnie śledzić. Darowizny dla osób indywidualnych i płatności na konta prywatne nie są dozwolone.

Celem LAPP, podejmując działania sponsorskie, jest wypełnianie społecznej odpowiedzialności oraz promowanie wizerunku firmy i rozpoznawalności jej nazwy. Sponsoring to zatem transakcje polegające na wymianie korzyści. Pod tym względem należy zawsze dbać o to, aby korzyści przyznawane i otrzymane były zawsze proporcjonalne do siebie.

Zarówno darowizny, jak i działania sponsorskie muszą zostać zatwierdzone przez lokalny zespół zarządzający.

e. Zachowanie w miejscu publicznym

Każdy pracownik LAPP jest przedstawicielem naszej firmy i jego zachowanie bezpośrednio lub pośrednio odzwierciedla LAPP. Dlatego pracownicy muszą powstrzymać się od wszelkich zachowań, które mogłyby mieć negatywny wpływ na nasz wizerunek z perspektywy naszych klientów, innych pracowników lub ogółu społeczeństwa.

Dotyczy to również w szczególności komunikacji w sieciach społecznościowych i w Internecie.

Wszyscy pracownicy muszą przestrzegać reputacji firmy LAPP podczas wykonywania swoich obowiązków.

„Sukces dzięki jakości” jest jedną z zasad przewodnich naszej polityki biznesowej. Oprócz przestrzegania wymogów ustawowych dokładamy aktywnych starań, aby stale zwiększać nasz wkład w ochronę środowiska i zapobiegać narażaniu naszych pracowników na ryzyko.

a. Jakość

Aby spełnić wysokie standardy jakości i bezpieczeństwa, jakich oczekują od nas nasi klienci, zawsze wprowadzamy niezbędne ulepszenia w sposób konsekwentny, dokładny i długotrwały. Jeśli mimo wszelkich starań pojawią się skargi, podejmujemy działania w celu ich wyeliminowania, zgodnie z przepisami ustawowymi i zobowiązaniami umownymi oraz z wyraźnym priorytetem zapobiegania obrażeniom lub utracie życia.

b. Bezpieczeństwo i higiena pracy

Wszyscy pracownicy mają obowiązek unikać zagrożeń dla ludzi i środowiska oraz oszczędnie korzystać z zasobów. Procesy, miejsca pracy i materiały eksploatacyjne muszą być zgodne z obowiązującymi wymogami prawnymi i wewnętrznymi dotyczącymi bezpieczeństwa pracy, a także z przepisami dotyczącymi ochrony zdrowia i środowiska oraz zapobiegania pożarom. Ważnym elementem polityki firmy jest ochrona zdrowia, bezpieczeństwo pracy i godziwe warunki pracy.

Należy unikać stosowania substancji szkodliwych dla zdrowia w naszych produktach i zakładach produkcyjnych.

c. Ochrona środowiska i zrównoważony rozwój

Przestrzegamy obowiązujących przepisów dotyczących ochrony środowiska i staramy się utrzymywać nasz wpływ na środowisko jak najmniejszy. Dodatkowo staramy się prowadzić naszą działalność w sposób zrównoważony i przyjazny dla środowiska, a także odpowiedzialnie korzystać z wszystkich zasobów naturalnych.

Unikamy również wykorzystywania surowców pochodzących z obszarów objętych konfliktami (minerałów z regionów ogarniętych konfliktami). Naszym celem jest ograniczenie naszego negatywnego wpływu na środowisko do poziomu, który jest nieunikniony pod względem technicznym i organizacyjnym. Przywiązujemy również dużą wagę do tego, aby nasi dostawcy, podwykonawcy i inne strony trzecie przestrzegały przepisów dotyczących ochrony środowiska podczas pracy dla nas.

Niniejszy Kodeks postępowania jest centralnym elementem wartości LAPP, zgodnie z którymi działamy. Kluczowe znaczenie ma jednolite przestrzeganie tych wartości w całej Grupie – każdy pracownik jest za to odpowiedzialny.

a. Zgodność jako zadanie zarządzania

Wszyscy menedżerowie LAPP muszą upewnić się, że niniejszy Kodeks postępowania jest przestrzegany w ich obszarze odpowiedzialności i są odpowiedzialni za to, że w ich obszarze odpowiedzialności nie występują żadne naruszenia Kodeksu postępowania lub jakichkolwiek przepisów ustawowych, którym można było zapobiec lub które mogły być utrudnione dzięki odpowiedniemu nadzorowi. Kierownicy są również zobowiązani do informowania pracowników o niniejszym Kodeksie postępowania i jego treści oraz do zapoznania ich z nim. Dodatkowo muszą jasno stwierdzić, że łamanie prawa jest karane i będzie miało konsekwencje dyscyplinarne, niezależnie od stanowiska pracownika w hierarchii przedsiębiorstwa.

Menedżerowie muszą zawsze dawać przykład w tym zakresie i działać zgodnie z zasadami akceptacji, uznania i zaufania.

b. Zgłaszanie nieprawidłowości

Wszyscy pracownicy mają prawo zwrócić uwagę kierownictwa na okoliczności wskazujące na naruszenie niniejszego Kodeksu Postępowania. Można to zrobić również anonimowo. Raporty zostaną zbadane, a w razie potrzeby podjęte zostaną działania naprawcze.

c. Monitorowanie

Każda firma związana z LAPP jest odpowiedzialna za zapewnienie przestrzegania zasad zawartych w niniejszym Kodeksie postępowania, a także wszelkich innych wewnętrznych przepisów w zakresie jej odpowiedzialności. Dział Audytu Wewnętrznego ma nieograniczone prawo do uzyskiwania informacji i przeprowadzania audytów, chyba że sprzeciwiają się temu przepisy ustawowe. Podczas przeprowadzania audytów dział audytu wewnętrznego zwraca uwagę na przestrzeganie Kodeksu postępowania i włącza jego przepisy do kryteriów testowych.